Ситуация

...

«В Компании все сотрудники работали с Outlook как с почтовой программой, функционал Календаря, Задач и Контактов не использовался. Встречи назначались по почтовой переписке либо по телефону, из-за этого возникали трудности в согласовании встреч, когда число участников было значительным. Информация о назначенных поручениях фиксировались в бумажном виде в ежедневниках или на стикерах, реже – в электронном виде.

Офисы и магазины Компании находятся в разных местах города Томска, что существенно осложняло командное взаимодействие сотрудников Компании. «Раньше для того, что бы назначить встречу, получить информацию о планах сотрудника или назначить задачу, необходимо было звонить, и таким образом телефонные звонки превращались в один из основных поглотителей времени»

Решение

...

«Одним из простых и очень эффективных правил планирования рабочего времени стало четкое понимание сотрудниками значения используемых в Календаре цветов. Теперь можно в считанные секунды быстро проанализировать и понять, какие встречи в Календаре сотрудника привязаны к определенному времени, какие являются выездными, а какие бюджетируемыми. Организация внутренних встреч стала занимать минимум времени»

...

Результаты

... «Например, внедрение одного из правил «Срочное – телефоном, остальной - почтой» позволило в разы снизить количество необязательных телефонных звонков, что дало возможность снизить процент текучки и больше времени уделять приоритетным задачам».

...

«Благодаря созданным корпоративным стандартам тайм-менеджмента на Outlook 2003 была реализована возможность использования корпоративных коммуникаторов на базе Windows Mobile, что позволило создать корпоративную систему оперативного менеджмента»

полностью статью можно посмотреть по адресу http://www.improvement.ru/zametki/behterev/corporate-outlook.htm