На роль такой корпоративной системы планирования отлично подойдут Microsoft Outlook или SharePoint. Огромным преимуществом такой системы является то, что она имеется уже в подавляющем большинстве Компаний - просто необходимо научиться ею правильно пользоваться. Для того, чтобы внедрить такую систему, необходимо осуществить ряд этапов:

1. Актуализировать проблему. Для этого необходимо показать менеджменту важность проблемы (например, в одной крупной торговой Компании менеджеры в среднем получали в день от коллег по 50- 60 телефонных звонков, многие из которых были звонками от коллег о назначении и перенесении времени встреч. Удавалось поработать только до начала рабочего дня и после рабочего дня, а так же по выходным - все остальное время съедали постоянные переключения внимания на телефонные звонки. После внедрения корпоративного тайм-менеджмента на Outlook количество звонков резко сократилось до 15-20 звонков в день - вся информация о встречах стала поступать в Outlook и автоматически изменяться в режиме онлайн. Причем эту информацию можно было мониторить как через рабочий компьютер, так и через корпоративный коммуникатор, в случае, если менеджера не было на рабочем месте). Рассказ о практической пользе внедрения создает отличную мотивацию быстро осуществить внедрение.

2. Обучить менеджеров технологиям планирования времени на Outlook, SharePoint и др. Для этого великолепно подходит формат поблочного обучения, когда тренинг разбивается на несколько частей, на каждой из которых отрабатывается конкретный принцип планирования времени и отрабатывается на дальнейшей практике: бюджетирование времени, планирование встреч, контекстное планирование, контроль поручений и др.

3. Сформировать корпоративный "Стандарт планирования встреч и совещаний на Outlook, SharePoint и др.". Очень сложно управлять любыми процессами, связанными с взаимодействием разных сотрудников, пока эти процессы не прописаны, не согласованы и не доступны для ознакомления. Для управления корпоративным планированием достаточно разработать простые памятки, в которых четко прописано, как поэтапно можно запланировать любую встречу. После согласования с топ-менеджментом Компании можно переходить к четвертому этапу.

4. Обучение всех сотрудников Компании корпоративному стандарту планирования встреч и совещаний. После завершения этого этапа Компания получает работающую систему планирования встреч, совещаний и рабочего времени сотрудников. Например, при создании такой системы на Outlook для того, чтобы запланировать встречу, необходимо будет всего несколько секунд - для этого достаточно загрузить Календари всех приглашаемых на встречу сотрудников (см.рис.1.) и пригласить их на свободное время в Календаре.

статья с сайта http://www.improvement.ru